10 Google Drive Conseils et astuces pour augmenter la productivité

Google Drive

Google Drive est l’un des services les plus utilisés de stockage en nuage, en partie en raison du fait qu’il est automatiquement intégré à chaque compte Google. Le service offre quelques fonctionnalités vraiment agréable, à la fois pour le stockage de fichiers, et pour créer partageable, nuage hébergés documents, feuilles de calcul, des diapositives, et beaucoup plus. Bien que Google Drive est utilisé par un grand nombre de personnes, tout le monde ne peut pas connaître toutes les fonctionnalités qui sont offerts par le service de cloud, et la pléthore d’add-ons qui sont disponibles pour cela.

Dans cet article, je vais discuter les plus cool astuces Google Drive, comment les utiliser et comment ils peuvent aider à augmenter votre productivité sur le service. Lisez la suite pour explorer tous les trucs cool Google Drive:

1. Web Clipboard

Une des fonctionnalités intéressantes que Google Drive propose dans ses web-apps Docs et feuilles, est le presse-papiers Web. Le presse-papiers Web est capable de stocker les choses que vous copiez à elle. Alors, comment est-il différent du presse-papiers dans nos appareils? Eh bien, il y a deux principales différences entre le presse-papiers sur un dispositif (comme un Mac), et le presse-papiers Web offert dans Google Drive:

  • Presse – papiers Web est capable de contenir plusieurs éléments à copier, tandis que le presse – papiers standard dans un dispositif généralement toujours détient un peu le dernier élément copié. Cela signifie que vous pouvez utiliser le presse – papiers Web pour copier un grand nombre d’éléments, puis il suffit de les coller où vous voulez (Google Drive).
  • Le Presse – papiers Web est également capable de données de copier et coller entre les différentes feuilles. Ainsi, vous pouvez copier un texte hors d’une feuille, puis coller ce texte dans une autre feuille. C’est absolument incroyable.

Cependant, la copie de texte en utilisant des raccourcis clavier tels que « Ctrl + C » ne fonctionne pas. Pour copier du texte dans le presse -papiers Web, vous devrez sélectionner le texte, allez dans Edition -> Presse – papiers Web -> Copier la sélection Presse – papiers Web.

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2. Saisie vocale

Lorsque vous créez un fichier Google Docs, vous pouvez utiliser en construit le discours de Google à un système de texte pour saisir en utilisant votre voix. Il fonctionne étonnamment bien, aussi. Mieux encore, l’outil de reconnaissance vocale peut également comprendre des commandes telles que « newline » et « période », et il y répond en créant une nouvelle ligne, ou en insérant une période dans le texte.

Malheureusement, cette fonctionnalité ne fonctionne pas sur Safari (parce que Safari ne supporte pas WebRTC), mais il fonctionne sur la plupart des principaux navigateurs, y compris Google Chrome, Firefox, Edge, etc. Pour utiliser Voice Typing, il vous suffit d’aller à Outils -> Saisie vocale dans un fichier Google Docs.

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3. Ajouter des liens vers des documents sans quitter l’application Web

Ayant à rechercher constamment des choses sur le web, la copie de leurs liens, et de les ajouter à un document peut obtenir rapidement ennuyeux et fastidieux. Google Drive fixe aussi. Vous pouvez simplement sélectionner le texte que vous souhaitez créer un lien hypertexte sur, et appuyez sur « Cmd + K » ou « Ctrl + K » . Cela permettra d’ ouvrir une petite boîte de dialogue juste en dessous du texte sélectionné, où vous pouvez rechercher des mots – clés et choisir le lien approprié, qui sera alors automatiquement se hyperlinked dans le document.

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4. Publier des fichiers sur le Web

Google Drive offre également une fonctionnalité permettant de publier des fichiers, feuilles ou Diapositives Docs sur le Web. Cela évite la nécessité de partager des liens vers le doc avec les gens. Articles publiés sur le Web en utilisant Google Drive peuvent être partagés via un lien, ou ils peuvent être intégrés dans une page Web. La meilleure partie sur l’ utilisation de Google Drive « publier sur le Web » caractéristique est que vous pouvez le configurer pour être mis à jour chaque fois que vous apportez des modifications au fichier. Cela signifie que la publication de contenu sera automatiquement mis à jour chaque fois que vous effectuez une modification dans le fichier d’ origine.

Pour publier un fichier sur le web, vous pouvez simplement ouvrir le fichier dans Google Docs et aller à Fichier -> Publier sur le Web.

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5. Voir Google Drive Raccourcis clavier

Si vous êtes comme moi, vous préférez utiliser le clavier pour naviguer autant que possible autour de vos appareils. Utilisation des raccourcis clavier est non seulement plus facile, mais aussi finit par sauver beaucoup de temps précieux. Si vous n’êtes pas convaincu, considérer ce qui est plus facile: la copie du texte en utilisant « Ctrl + C » ou par un clic droit et sélectionner « Copier »? Cela vaut pour presque tout ce que nous faisons sur nos appareils, et Google Drive ne fait pas exception.

Si vous cherchez à élargir votre connaissance des raccourcis clavier qui fonctionnent à l’ intérieur de l’application Web de Google Drive, vous pouvez simplement appuyer sur « Ctrl + / » et vous sera montré une carte avec tous les différents raccourcis clavier qui sont disponibles dans Google Drive.

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6. OCR sur des images et des fichiers PDF

Google Drive a également une fonction plutôt soignée OCR caché à l’intérieur de l’application Web (et l’application Android, malheureusement pas dans l’application iOS). Cette fonctionnalité peut reconnaître le texte dans vos images et des fichiers PDF et créer un, consultable fichier éditable Google Docs. Est -ce pas génial? La limitation de cette méthode est que le texte devrait être soigneusement écrit, et devrait de préférence bien en contraste avec le reste de l’image, ou OCR pourrait ne pas être en mesure de reconnaître le texte correctement.

En outre, OCR sur Google Drive ne conserve pas le formatage intact quand il convertit le document dans un fichier Google Docs, cela signifie que tout texte formaté sera reconnu comme texte normal, sans aucun formatage.

Pour utiliser OCR sur vos images ou des fichiers PDF, il suffit de les télécharger sur Google Drive. Puis, faites un clic droit sur ​​eux et sélectionnez « Ouvrir dans Google Docs » , et Google Drive vous permet de convertir l’image / PDF dans un fichier éditable « text-only ».

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Je l’ai testé les capacités OCR de Google Drive en créant un JPEG échantillon constitué de texte, une table, un texte formaté, et du texte dans les polices de calligraphie.

Ceci est en aucune façon la meilleure reconnaissance que vous pouvez obtenir sur un OCR, mais il va travailler pour vos besoins de base. Si vous avez besoin d’un logiciel OCR qui peut parfaitement reconnaître et extraire le texte, les données et la mise en forme de vos documents, vous pouvez consulter notre article sur le meilleur logiciel OCR.

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7. Voir vos fichiers triés par taille

sortes Google Drive téléchargés les fichiers et dossiers par la « Dernière modification Première » règle. Cela peut être utile car il garantit que les fichiers que vous avez téléchargé le plus récemment sont présents au sommet, pour un accès facile. Toutefois, si vous êtes à court d’espace disponible sur votre compte Google Drive, vous pouvez trier les fichiers par leur taille, afin de savoir où vous pouvez économiser de l’espace le plus.

Bien qu’il n’y ait pas directement une façon de le faire, vous pouvez toujours obtenir Google Drive pour organiser les fichiers par taille, en suivant les étapes ci-dessous:

  • Sur la page d’accueil Google Drive, passez votre souris sur le « stockage de mise à niveau option » sur le fond du panneau de gauche.

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  • Cela fera apparaître une  fenêtre avec la rupture de votre utilisation, cliquez sur « lecteur » , et Google Drive va trier tous vos fichiers par taille.

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8. Vérifiez votre Write-up Pour Plagiat et les erreurs de grammaire

Google Drive a beaucoup d’add-ons disponibles qui peuvent grandement augmenter la productivité et l’efficacité de l’utilisation des services Google tels que Google Docs, feuilles, etc. Un tel add-on est appelé ProWritingAid, et il est un outil qui permet de vérifier votre document pour erreurs grammaticales, orthographiques mix-ups et le plagiat, parmi beaucoup d’autres fonctionnalités.

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L’outil lui-même est payé (commence à 40 $ pour un an), mais il offre un essai de 14 jours, afin que vous puissiez l’essayer avant de dépenser de l’argent sur elle.

9. Enregistrer automatiquement e-mails et pièces jointes à Google Drive

Un autre add-on pour les feuilles de calcul Google, appelé Enregistrer e – mails et les pièces jointes, fait exactement ce que son nom l’ indique.Vous pouvez définir des règles basées sur des facteurs tels que le courrier électronique l’ID de l’expéditeur, l’objet, la taille du message, les pièces jointes , etc., et l’add-on va exécuter toutes les heures automatiquement, et les e – mails de synchronisation à partir de votre compte de messagerie Gmail dans une feuille de calcul. Il enregistre également une copie de l’e – mail au format PDF à l’intérieur de Google Drive, ainsi que toutes les pièces jointes dans l’e -mail.

L’add-on peut également être exécuté manuellement si nécessaire, en allant dans Addons-> Enregistrer e – mails et pièces jointes -> Gérer les règles -> Exécuter manuellement

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10. Ajouter des lignes et des colonnes multiples à Google Sheets

Google Sheets est un outil assez bien arrondi, et il fournit presque toutes les capacités de calcul que quelqu’un pourrait avoir besoin.Combinez cela avec la pléthore d’add-ons disponibles pour les fiches Google et vous verrez à quel point incroyablement puissant qu’il peut obtenir. Cependant, le seul inconvénient de Google Sheets est qu’il ne permet pas aux utilisateurs de multiples ajouter des lignes et des colonnes dans la feuille. Il permet seulement d’ ajouter des lignes et des colonnes un par un, mais cela peut être fastidieux si vous avez besoin d’ajouter plusieurs lignes et / ou colonnes de la feuille de calcul.Pour combler cette lacune flagrante dans la fonctionnalité, vous pouvez utiliser un add-on appelé « Ajouter des lignes et des colonnes ». Ce module sur vous permet d’ajouter plusieurs lignes et colonnes dans les fiches Google avec facilité.

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Via : beebom

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